Presencia

La pestaña Presence responde a una pregunta: durante las horas en que se esperaba que alguien estuviera disponible, ¿con qué frecuencia dejó rastro desde una red que la organización reconoce?

Es una pregunta real y con un uso real —«¿esta persona está viniendo a la oficina tanto como debería?»— y es también la pregunta de esta herramienta que más fácilmente se malinterpreta. Por eso la cifra que produce es deliberadamente un suelo, y la pantalla lo dice allí donde aparece.

Antes de que pueda ejecutarse

Dos entradas, las dos en Known networks:

• Redes declaradas — al menos una, o el análisis informa de que no pudo ejecutarse en vez de informar de cero horas. «Nadie ha dicho dónde está la oficina» y «nadie estuvo nunca en la oficina» no son la misma respuesta. Ver Direcciones y redes.
• Availability hours — la franja y los días en que se espera que alguien esté localizable, por ejemplo 09:00–18:00 de lunes a viernes. A propósito no se llama horario laboral: la misma franja significa «turno», «horas centrales» o «guardia» según la organización, y la herramienta no opina.

La zona horaria de la barra decide en qué hora local cae cada evento, con el cambio de hora aplicado en las fechas correctas. Cambiarla recalcula el análisis.

Qué significa «confirmed»

Una hora está confirmada cuando al menos un evento suyo llega desde una red declarada. Una sola acción marca la hora entera: leer un mensaje a las 10:04 confirma de 10:00 a 11:00.

Eso la convierte en un suelo, no en una medición. Alguien que trabajó toda la tarde y no tocó nada entre las 14:00 y las 16:00 tiene dos horas sin confirmar; seguía allí. Pocas horas confirmadas no son evidencia de ausencia: son ausencia de evidencia de presencia, que es una afirmación más débil y tiene que seguir siéndolo.

Cada hora acaba en uno de cinco estados, y los dos que más fácilmente se confunden se mantienen separados a propósito:

• Confirmada — actividad desde una red declarada.
• Confirmada, mixta — actividad desde una red declarada y desde otra en la misma hora. Sigue estando confirmada.
• Red no reconocida — sí hubo actividad, pero ninguna desde una red que declararas. El tooltip lo dice con esas palabras: no es evidencia de ausencia.
• No se puede situar — actividad que no sitúa a nadie: sin dirección, con una dirección privada, o desde infraestructura de servicio. Aquí van los propios servidores de Microsoft, así que nunca se cuentan como «en otro sitio».
• Nada — no se registró actividad. Tampoco es evidencia de ausencia.

Hay un sexto que solo aparece el día en que los relojes se adelantan, para la hora que no existe.

La distinción entre Red no reconocida y Nada es la que importa. Una dirección que no has declarado no deja la hora vacía: la deja sin explicar, y al pulsar la celda esas direcciones pasan a la pestaña IPs para que decidas si esa red merece declararse.

Distinguir el tráfico de servicio necesita la base de datos de operadores, que la pestaña carga al entrar; hasta que resuelve, el análisis dice que no puede saberlo en vez de suponerlo.

Las cuatro vistas

El panel de la izquierda explica con palabras y con las cifras el gráfico que estés viendo. El carrusel de la derecha contiene:

• Week shape — los siete días por hora, agregados sobre todo el periodo. Dónde está realmente el ritmo.
• By month — horas confirmadas frente a horas esperadas, mes a mes.
• By week — lo mismo, semana a semana.
• Day by day — una fila por día, una celda por hora, en los cinco estados de arriba.

Las celdas son clicables: al seleccionar una, sus eventos pasan a la pestaña IPs filtrada a las direcciones que hay detrás, para convertir un bloque sospechoso en «qué direcciones eran estas» en un paso.

El tiempo trabajado es otra cifra

El informe lleva además una cifra de horas activas, y las dos no son intercambiables:

• Horas confirmadas miden dónde. Cualquier actividad en una hora desde una red declarada marca esa hora entera.
• Horas activas miden cuánto. Se encadenan los eventos consecutivos de un mismo día local, y el hueco entre dos de ellos cuenta como tiempo trabajado si es de 30 minutos o menos.

Las horas activas serán siempre la cifra menor. Ninguna sustituye a la otra, y el informe imprime un párrafo diciéndolo junto a ellas.

Las horas activas dependen además de la clasificación interactiva/automática, porque contar la sincronización de correo de fondo daba 1.655 horas en seis meses sobre una exportación, y una semana pico de 103,4 sobre las 168 que tiene una semana. El informe imprime esa cifra sin filtrar junto a la filtrada como prueba de que la exclusión hace un trabajo real. Ver Actividad interactiva y automática.

Qué no puede decirte

• Si alguien estuvo en un edificio. Te dice que se usó una dirección. Una VPN, una sesión olvidada o cualquier otra persona en la misma red de oficina se ven idénticas.
• Si una semana tranquila fueron vacaciones. No hay calendario de festivos ni forma de marcar un día como excluido, así que un festivo, unas vacaciones y una baja se ven todos como una ausencia. Si eso importa en tu caso, dilo en las notas del informe.
• Nada sobre trabajo que no deja rastro de auditoría. Un día de reuniones, una llamada y una tarde leyendo en papel son invisibles para Microsoft 365.